La gente se acostumbra al correo electrónico rápidamente. Durante la noche, puede intercambiar una docena o más de mensajes, y la correspondencia con amigos y familiares a menudo se asemeja a un diálogo oral. Sin embargo, al redactar cartas comerciales, debe seguir las reglas de etiqueta, y son aproximadamente las mismas para el correo electrónico y el correo regular.
Es necesario
- - un ordenador con conexión a Internet;
- - directorio telefónico.
Instrucciones
Paso 1
Indique el propósito de su mensaje. No es necesario anotarlo, pero debe comprender claramente si desea lograr un nuevo contrato, conseguir nuevos clientes, contratar un nuevo empleado, hacer un reclamo o simplemente felicitar a los socios por las vacaciones.
Paso 2
Piense en quién debería recibir su carta exactamente. Su forma depende en gran medida de esto. Quizás no necesites escribir nada, pero será suficiente con llamar por teléfono, discutir la situación en un foro especializado o resolver el problema en persona.
Paso 3
Seleccione el tipo de letra. Para el consumidor, esta puede ser una oferta de un producto o servicio, otra información de carácter publicitario. Puede realizar una encuesta. Los bancos suelen recordar a los clientes las deudas o los nuevos términos de los préstamos. Puede enviar información sobre vacantes y un aviso de empleo a la persona que le gustaría ver en su equipo. Los empleados de la empresa deben recibir algunos mensajes por escrito. Se trata de información disciplinaria y una advertencia de reducción. Los socios suelen recibir nuevas propuestas, quejas y disculpas.
Paso 4
Una carta comercial debe contener ciertos detalles, por lo que es mejor desarrollar formularios de inmediato. El formulario completo puede enviarse por correo electrónico como archivo adjunto o imprimirse y enviarse por correo ordinario por correo ordinario o certificado. En la parte superior debe estar el nombre de su empresa o, mejor aún, el logotipo. A continuación se muestran la fecha y el número y, si es necesario, los enlaces a los recursos de la red (por ejemplo, si los términos del contrato o la documentación de la licitación están publicados en el sitio web oficial). Es mejor mantener la columna para el tema de la carta. Hazlo en negrita. Esto permitirá a su destinatario navegar rápidamente por los documentos que se le envían para su firma todos los días.
Paso 5
Especifique el apellido, nombre, patronímico y cargo de la persona a quien va dirigida la carta. Muchas empresas tienen sus propios sitios web o al menos páginas de inicio en Internet. Probablemente haya contactos allí. Puede llamar a la secretaria y averiguar cuál de los empleados está involucrado en un problema en particular. La empresa puede tener tocayos e incluso empleados que tengan el mismo apellido e iniciales.
Paso 6
Comience su carta con una dirección personal por nombre y patronímico. Sería oportuno añadirle la palabra "respetado", incluso si está escribiendo una carta de acción disciplinaria. En la parte introductoria, recuerde al destinatario del contacto anterior, aunque haya sido hace mucho tiempo. Es posible que este empleado esté lidiando con muchos problemas. Es necesario darle la oportunidad de orientarse y al mismo tiempo demostrar que valoras su tiempo. Puede ser un enlace a un contrato firmado en una fecha determinada o un mensaje de que la administración ha revisado un currículum publicado en el sitio. Si está escribiendo una respuesta, indique qué acción ha tomado su encuestado como desencadenante.
